Konfiguration vor dem Event
F: Was ist ein Projektleiter und wie wird er mir während meiner Erfahrung mit Allseated helfen?
A: Unsere Projektleiter sind Vermittler zwischen Ihrem Unternehmen und unserer Plattform. Sie schulen Sie umfassend auf unserer Plattform und sorgen dafür, dass Sie Ihre Veranstaltung mit Leichtigkeit planen und umsetzen können. Unsere Projektleiter übernehmen jedoch nicht Ihre Veranstaltungsplanung, sondern unterstützen Sie umfassend dabei. Sie sind während des gesamten Projekts Ihre Kontaktperson.
F: Wird mein/e Projektleiter/in meine Bühnen und Messestände während der Veranstaltung betreuen und steuern?
A: Die Stage Manager und Booth Manager werden von Ihnen gestellt. Unser Team wird Sie darin schulen, wie Sie Ihre Veranstaltung auf unserer Plattform durchführen und Ihre Bühnen und Messestände betreuen. Selbstverständlich werden wir aber jederzeit für Sie erreichbar sein, um Sie dabei zu unterstützen.
F: Welche Objekte kann ich für mein Event verwenden?
A: Allseated stellt Ihnen, neben einer umfangreichen Mobiliarbibliothek, auch einen Objekt-Katalog inklusive Grafikanforderungen zur Verfügung, aus dem Sie die gewünschten Bühnen, Messestände und Sponsoringflächen auswählen und in Ihrer Aufplanung platzieren können. Wenn Sie Sonderanfragen für eine Objektmodellierung haben, wenden Sie sich bitte direkt zu Beginn der Planung damit an Ihren Projektleiter, um alle wichtigen Details zu besprechen und dies im Zeitplan zu berücksichtigen. Bitte achten Sie darauf, dass sich das Design für eine virtuelle Veranstaltung von dem einer Präsenz-Veranstaltungen aufgrund unterschiedlicher Erwartungen und Bedürfnisse unterscheidet.
F: Kann Allseated die Veranstaltungsplanung für uns übernehmen?
Auf Wunsch kann die Veranstaltungsplanung von unserem geschulten Designteam übernommen werden, das ein Event Set-Up nach Ihren Vorstellungen erstellt. Dazu übermitteln Sie Ihrem Projektleiter bitte ein Auflistung der relevanten Objekte, sowie ein Moodboard mit Fotos zur Inspiration des Eventdesigns. Ihr Projektleiter wird Sie über die zusätzlichen Kosten informieren.
F: Kann ich die Anzahl der Räume, sowie Bühnen und Messestände für meine Veranstaltung noch ändern?
A: Ja. Allseated legt großen Wert darauf Ihre Veranstaltung nach Ihren Vorstellungen und Ansprüchen zu gestalten. Daher sind Anpassungen in der Planungsphase selbstverständlich möglich. Es kann jedoch zu einer Preisanpassung kommen, wenn die vertraglich vereinbarten Konditionen überschritten werden. Zu Beginn legt Ihr Projektleiter in Absprache mit Ihnen Deadlines für die einzelnen Planungsabschnitte fest.
F: Kann ich den ursprünglichen Zeitplan noch ändern?
A: Sprechen Sie über Änderungen im Zeitplan schnellstmöglich mit Ihrem Projektleiter und stimmen Sie sich hierzu ab.
F: Kann ich Inhalte/Grafiken noch nach den vereinbarten Deadlines einsenden?
A: Nein. Allseated hat strenge Fristen, die Sie zu Beginn mit Ihrem Projektleiter festlegen. Nach den vereinbarten Terminen eingehende Daten können nicht mehr eingebunden werden. Wir möchten, dass Ihre Veranstaltung so reibungslos wie möglich abläuft und hierfür sind die Fristen unbedingt einzuhalten. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass eine virtuelle Veranstaltung eine große Menge an Qualitätssicherung erfordert und Ihre Veranstaltung einige Tests durchlaufen muss, wofür wir die festgelegte Zeit benötigen.
F: Kann ich meinen Veranstaltungsraum jederzeit betreten?
A: Als Veranstalter erhalten Sie den Zugang zu Ihren EXVO-Räumlichkeiten, sobald das grundlegende Design abgeschlossen ist. Zutritt für Andere kann nach Absprache mit dem Projektleiter gewährt werden.
F: Kann bei meine Veranstaltung Hintergrundmusik abgespielt werden?
A: Ja. Sie können uns eine gewünschte MP3-Datei (lizenzfrei) als Hintergrundmusik zukommen lassen oder Sie greifen auf die Standard-Playlist von Allseated EXVO zurück.
F: Kümmert sich Allseated um die Teilnehmerregistrierungen?
A: Nein. Für die Bewerbung Ihrer Veranstaltung und den Anmeldungsprozess sind Sie verantwortlich.
F: Wer ist für die Kommunikation mit den Teilnehmern der Veranstaltung verantwortlich?
A: Die Kommunikation mit den Teilnehmern, Speakern und ggf. Ausstellern läuft ausschließlich über Sie. Unser Team gibt Ihnen alle notwendigen Informationen an die Hand, die Sie an die Teilnehmer weitergeben können.
F: Muss ich vorab eine Teilnehmerliste bereitstellen?
A: Bei geschlossenen Veranstaltungen stellt Allseated Ihnen eine Excel-Vorlage als Teilnehmerliste zur Verfügung, die Sie Ihrem Projektleiter bis 48 Stunden vor Beginn der Veranstaltung zurücksenden sollten. Wenn Ihre Veranstaltung öffentlich ist, besprechen Sie die Details bitte mit Ihrem Projektleiter.
F: Wann ist der letzte Tag, an dem ich Änderungen am Layout, dem Veranstaltungsdesign und den Grafiken vornehmen kann?
A: In der Regel 5 Tage vor der Veranstaltung. Bitte sprechen Sie sich jedoch je nach Umfang Ihrer Veranstaltung mit Ihrem Projektleiter ab.
F: Wird das digitale Event von Allseated irgendwann für interne Tests geschlossen?
A: Der Link wird 2 Tage vor der Veranstaltung für Qualitätssicherungstests geschlossen. Ab diesem Zeitpunkt hat jeder, der nicht mit einer speziellen Rolle versehen ist, keinen Zutritt mehr. Es dürfen absolut keine Änderungen vorgenommen werden, wenn die Veranstaltung für den Testlauf geschlossen ist.